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Protokoll der Eigentümerversammlung: Versand, Inhalt, Unterschriften

Was viele Eigentümer und Eigentümerinnen immer wieder überrascht: Die Hausverwaltung ist per Gesetz nicht für den Versand des Protokolls nebst etwaiger Anlagen zuständig. Das Wohnungseigentumsgesetz sieht einen Versand des Protokolls der Eigentümerversammlung an die Wohnungseigentümer schlicht nicht vor. Nach § 24 Abs. 6 S. 3 WEG ist jeder Wohnungseigentümer berechtigt, die Niederschrift einzusehen, hat jedoch keinen Anspruch auf Übersendung einer Abschrift.

Abweichend hiervon regeln zahlreiche Gemeinschaftsordnungen und üblicherweise die Hausverwalterverträge, dass es zu den Pflichten der Hausverwaltung gehört, Abschriften der Versammlungsniederschrift an die Wohnungseigentümer zu übersenden. Hinzu kommt natürlich die nach der letzten WEG-Novelle zu führende Beschluss-Sammlung über die Eigentümerversammlung.

Dem Protokoll bzw. der Kopie des Versammlungsprotokolls sind jedoch weder die Einladung, noch die Tagesordnung und auch nicht die Anwesenheitsliste beizufügen.

 

 

Die Einladung mit der Tagesordnung hat ohnehin jeder Wohnungseigentümer bereits erhalten, es ist jedoch zweckmäßig, in das Protokoll die Formulierung der Tagesordnungspunkte nochmals mit aufzunehmen, da ansonsten das Protokoll ohne Herbeiziehen der Einladung schlecht lesbar ist.

Ablauf- oder Beschlussprotokoll?

In einem Ablaufprotokoll wird das schmückende rednerische Beiwerk der Wohnungseigentümer und Wohnungseigentümerinnen für die Nachwelt festgehalten. Dies hat den Nachteil, das die einer Abstimmung etwa vorangegangenen Diskussionen in der Niederschrift oft nicht vollständig oder nicht richtig wiedergegeben werden und es oft zu Änderungswünschen der Teilnehmer oder zu einer fehlerhaften Auslegung kommen kann.

Halten sie sich an das Beschlussprotokoll. Kurz und knapp heißt es in § 24 Absatz 6 des Wohnungseigentumsgesetzes "Über die in der Versammlung gefaßten Beschlüsse ist eine Niederschrift aufzunehmen." Sie ersparen sich viel Zeit und nachträgliche Diskussionen.

Protokollunterschrift, denken sie an alle notwendigen Unterschriften

Das Wohnungseigentumsgesetz bestimmt, dass das Protokoll vom Vorsitzenden der Eigentümerversammlung und einem Wohnungseigentümer und, falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, auch von dessen Vorsitzenden oder seinem Vertreter zu unterschreiben ist. Existiert also kein Verwaltungsbeirat genügt die Unterschrift des Versammlungsvorsitzenden und eines Wohnungseigentümers. Selbstverständlich sollte dieser Eigentümer auch an der Versammlung teilgenommen haben (LG Dortmund, Urteil v. 6.8.2013, 1 S 298/12).

Schauen sie zur Sicherheit trotzdem in die Gemeinschaftsordnung ihrer WEG. Nicht selten sind dort abweichende Regelungen vereinbart, die dann Vorrang vor der gesetzlichen Bestimmung haben und zur Gültigkeit der Beschlüsse beachtet werden sollten.

| BGH, Urteil v. 30.3.2012, V ZR 178/11: Macht die Teilungserklärung die Gültigkeit der Beschlüsse der Gemeinschaft von der Protokollierung und der Unterzeichnung des Protokolls von zwei Wohnungseigentümern abhängig, muss das Protokoll von zwei verschiedenen natürlichen Personen unterzeichnet werden, die entweder selbst Wohnungseigentümer sind oder für sich oder andere Wohnungseigentümer handeln.

| BGH, Urteil v. 25.9.2015, V ZR 203/14: Macht die Teilungserklärung die Gültigkeit der Beschlüsse der Wohnungseigentümer von der Protokollierung und der Unterzeichnung durch den Verwalter und zwei von der Versammlung bestimmten Wohnungseigentümern abhängig (sog. qualifizierte Protokollierungsklausel), ist in der Versammlung aber nur der Verwalter anwesend, der zugleich Mehrheitseigentümer ist, genügt es, wenn er das Protokoll unterzeichnet.

| OLG Hamm, Beschluss v. 8.7.2011, I-15 W 183/11: Die nach § 24 Abs. 6 WEG erforderliche Unterschrift eines Miteigentümers kann auch von einem solchen geleistet werden, der Mitglied des Verwaltungsbeirats ist. Auch die Beifügung des Zusatzes "Beirat" zur Unterschrift ändert nichts daran, dass es sich um die Unterschrift eines Miteigentümers handelt.

| OLG Celle, Beschluss v. 6.9.2004, 4 W 143/04: Bestimmt die Teilungserklärung, dass das Protokoll einer Wohnungseigentümerversammlung vom Verwalter sowie einem Wohnungseigentümer lediglich unterzeichnet werden "soll", führt das Fehlen der entsprechenden Unterschriften nicht zur Unwirksamkeit der gefassten Beschlüsse.

| OLG München, Beschluss vom 07.08.2007 - 34 Wx 3/05: Ein Wohnungseigentümerbeschluss ist bei unzureichender Unterzeichnung des Protokolls anfechtbar. Fehlt die nach der Gemeinschaftsordnung erforderliche zweite Unterschrift eines Wohnungseigentümers unter dem Protokoll, so ist ein in dieser Versammlung gefasster Beschluss auf Antrag für ungültig zu erklären, sofern nicht die Unterschrift im gerichtlichen Verfahren nachgeholt wird

 

| Eigentümerversammlung

Einzelfragen zur Abstimmung in der Eigentümerversammlung

Sind Vertretungsvollmachten auf Verlangen vorzuzeigen?

Erlaubt die Gemeinschaftsordnung eine Vertretung in der Eigentümerversammlung, wobei die Vollmacht der Schriftform bedarf, so ist in der Eigentümerversammlung auf Verlangen auch das Original vorzulegen. Nicht ausreichend ist beispielsweise der Hinweis, dass die Vollmachten dem Versammlungsleiter bekannt seien. Dies würde das Recht, das Original der Vollmacht selbst zu überprüfen, unzulässig beeinträchtigen. Auch ein Nachreichen genügt nicht. Wird bei Verlangen das Original nicht vorgelegt, ist vom Nichtbestand auszugehen. Werden die Stimmen trotzdem gezählt, so sind bei Klage die Beschlüsse für ungültig zu erklären, falls sich die Stimmen auf das Ergebnis ausgewirkt haben (OLG München, Beschluss v. 11.12.2007, 34 Wx 091/07).

Muss der Versammlungsleiter die Beschlussfähigkeit vor der Abstimmung jedes Mal förmlich feststellen?

Die Beschlussfähigkeit der Eigentümerversammlung muss für jeden einzelnen Beschluss gegeben sein. Sie muss jedoch nicht vor jedem Beschlussantrag erneut förmlich festgestellt werden, es sei denn, Zweifel sind offenkundig oder werden von einem Versammlungsteilnehmer geäußert (BayObLG 10.5.1989, Az.: 2Z BR 23/88, WuM 1989, 459).

Hat das Gericht einen Beschluss nach Anfechtung für ungültig zu erklären, wenn bei der Stimmenauszählung Fehler gemacht wurden, jedoch zweifelsfrei feststeht, dass auch ohne Berücksichtigung der fehlerhaft gezählten Stimmen eine Mehrheit vorgelegen hat?

Der Beschluss ist nicht für ungültig zu erklären (BayObLG 5.12.1989, Az.: 2Z BR 113/89, WE 1990, 152).

Ist ein Eigentümer mit seinem Stimmrecht von der Abstimmung ausgeschlossen, wenn der Beschlussantrag lautet, dass er eine bestimmte Nutzung von Räumen zu unterlassen hat und für den Fall einer weiteren Nutzung sich die Gemeinschaft rechtliche Schritte geg

Nach Auffassung des BayObLG ist der betroffene Eigentümer gemäß § 25 Abs. 5 Wohnungseigentumsgesetz nicht von seinem Stimmrecht ausgeschlossen, da der Beschluss noch nicht die Entscheidung über die Einleitung eines gerichtlichen Verfahrens zum Gegenstand hat (BayObLG 28.10.1998, Az.: 2Z BR 137/98, NZM 1999, 130).

Sind bei der Auszählung der abgegebenen Stimmen Stimmenthaltungen mitzuzählen?

Für das Zustandekommen eines Beschlusses ist allein die Mehrheit nach der Zahl der abgegebenen Ja- und Nein-Stimmen zu berechnen. Stimmenthaltungen sind nicht mitzuzählen (BGH 8.12.1988, Az.: V ZB 3/88, BGHZ 106, 179). Es sei denn, die Gemeinschaftsordnung enthält eine abweichende Regelung.

Wie lange kann ein Eigentümer seine Stimmabgabe widerrufen?

Die Stimmabgabe ist eine empfangsbedürftige Willenserklärung gegenüber dem Versammlungsleiter. Sie ist nach § 130 Absatz 1 Satz 1 BGB wirksam, wenn der Versammlungsleiter sie zur Ermittlung des Abstimmungsergebnisses zur Kenntnis nimmt. Ein Widerruf oder die Veränderung des Abstimmungsverhaltens ist somit nur bis zum Beginn der Auszählung möglich. Wird durch Handzeichen abgestimmt, ist dies der Zeitpunkt, zu dem mit dem Zählen der ersten Stimmen begonnen wird. Werden Stimmzettel abgegeben, ist der Beginn mit dem Zeitpunkt anzunehmen, zu dem der Versammlungsleiter die erste Stimme (Zettel) zur Kenntnis nimmt (BGH, Urteil vom 13.07.2012, V ZR 254/11).

Darf ein Fremd-Verwalter, bei der Abstimmung über seine Abberufung die Vollmachten anderer Miteigentümer zu seinen Gunsten nutzen?

Übertragen ihm andere Wohnungseigentümer ihr Stimmrecht, kann er als deren Vertreter auftreten und damit seine eigene Abberufung verhindern (OLG München, Beschluss v. 15.9.2010, 32 Wx 16/10). Er darf die Vollmachten nicht einsetzen, wenn die Abberufung der Hausverwaltung aus wichtigem Grund erfolgen soll (BGH ZMR 2002, 935).

Ich bin Wohnungseigentümer und möchte mich als Verwalter zur Wahl stellen, darf ich mich selbst wählen?

Verwaltende Miteigentümer fragen sich oft, ob sie sich bei der Wahl zum WEG-Verwalter selbst wählen dürfen oder ob nicht ein Verbot der Stimmrechtsausübung gemäß § 25 Abs. 5 WEG vorliegt. Die Wahl zum Verwalter ist kein Rechtsgeschäft und unterliegt somit keinem Stimmverbot für den Miteigentümer, der sich als Verwalter bewirbt oder der sich der Wiederwahl stellt. Dies gilt auch für die ihm durch Stimmrechtsvollmacht übertragenen Stimmen (u.a. OLG Düsseldorf vom 27.07.1995 3 Wx 210/95). Hingegen darf der Eigentümer-Verwalter bei Abschluss des Verwaltervertrages nicht mit abstimmen, da in diesem Falle der Abschluss eines Rechtsgeschäfts mit ihm selbst Gegenstand der Beschlussfassung ist.

Darf ein Wohnungseigentümer, der zugleich Hausverwalter ist, bei der Abstimmung über seine Abberufung mit abstimmen?

Ist der Verwalter auch Eigentümer und wird über seine Abberufung und gleichzeitig auch über die Beendigung des Verwaltervertrags entschieden, darf er mitstimmen, es sei denn, es geht um eine Abberufung aus wichtigem Grund (BGH, Beschluss v. 19.9.2002, V ZB 30/02).
Er darf auch mit den Vollmachten anderer Miteigentümer deren Stimmrecht nutzen, seine eigene Abberufung zu verhindern (OLG München, Beschluss v. 15.9.2010, 32 Wx 16/10). Die Stimmrechtsvollmachten darf er nicht nutzen, um seine eigene Abberufung aus wichtigem Grund zu verhindern (OLG Düsseldorf, Beschluss v. 20.7.2001, 3 Wx 174/01).

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