In dem konreten Fall hatte eine Verwaltung ohne Beschlussfassung durch die Gemeinschaft Trennwände in den Kelleräumen und die Reinigung der Fassade von Efeu in Auftrag gegeben. Zudem zahlte sie den Ersatz einer Glasscheibe am Fenster eines Miteigentümers obwohl der Eigentümer nach der Teilungserklärung der Wohnungseigentümergemeinschaft diese Kosten alleine hätte tragen müssen.

Alle Ausgaben wurden in der Jahresrechnung eingestellt und den Eigentümern in der Einzelabrechnung belastet. Auf der Eigentümerversammlung segnete die Gemeinschaft die Jahresabrechnung ab und entlastete die Verwaltung. Ein Eigentümer klagte gegen den Beschluss zur Jahresgesamtabrechnung und zur Einzelabrechnung, da er zum einen Ausgaben begleichen sollte, die von der Gemeinschaft nicht beschlossen waren und im Fall der Glasscheibe vom Sondereigentümer zu tragen gewesen wären.

Die Frage, ob die Ausgaben in die Gesamt- und Einzelabrechnung gehören, bejahte das Gericht. Denn, in die Gesamtabrechnung sind auch solche Ausgaben einzustellen, die der Verwalter unberechtigterweise aus Mitteln der Gemeinschaft getätigt hat. Nur so ist sichergestellt, dass die Wohnungseigentümer die Vermögenslage der Wohnungseigentümergemeinschaft erfassen, die Jahresabrechnung auf ihre Plausibilität und ggf. auch darauf hin überprüfen können, was mit den eingezahlten Mitteln geschehen ist und ob Regressansprüche gegen den Verwalter oder sonstige Personen in Betracht kommen und ob diese gerichtlich durchgesetzt werden sollen. Eine solche Prüfung wäre zumindest deutlich erschwert, wenn unberechtigt getätigte Ausgaben in die Gesamtabrechnung nicht eingestellt würden.

Auch bei den Einzelabrechnungen sind unberechtigt getätigte Ausgaben zu berücksichtigen. Die Wohnungseigentümergemeinschaft ist darauf angewiesen, dass alle tatsächlichen Belastungen nach dem jeweils einschlägigen Verteilungsschlüssel umgelegt werden, weil ansonsten die Sicherung der Liquidität und die Planungssicherheit der Gemeinschaft in nicht hinnehmbarer Weise in Mitleidenschaft gezogen würden. Wenn die WEG einen Ersatzanspruch gegen einen Miteigentümer hat, kommt eine alleinige Belastung dieses Eigentümers mit der betreffenden Position (= abweichende Kostenverteilung für diese Position) nur in Frage, wenn der Anspruch tituliert ist oder sonst feststeht, dass der Eigentümer für diese Position allein aufkommen muss. Daher sind sämtliche Einzelabrechnungen - nur beschränkt auf die fehlerhaft umgelegte Position "Ersatz der Glasscheibe" für ungültig zu erklären.

Zu Regress-Ansprüchen gegen die Verwaltung gilt folgendes: Die Genehmigung der Jahresabrechnung durch die Wohnungseigentümerversammlung enthält keine stillschweigende Billigung der von der Verwaltung getätigten Ausgaben. Auch ist eine Beschlussfassung über die Entlastung nicht Voraussetzung für die Geltendmachung von Ansprüchen gegen die Verwaltung; allenfalls steht eine erteilte Entlastung als negatives Schuldanerkenntnis (§ 397 Abs. 2 BGB) der Geltendmachung von Ansprüchen entgegen. Die Wohnungseigentümergemeinschaft kann sich also auf Antrag zumindest eines Wohnungseigentümers mit der Frage des Regresses gegen die Verwaltung zu befassen und ggf. Schadenersatz verlangen BGH, Urteil v. 4.3.2011, V ZR 156/10).