Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer ist nicht verpflichtet nur innerhalb der jährlichen Eigentümerversammlung oder im Rahmen einer außerordentlichen Versammlung Beschlüsse zu fassen. Auch außerhalb der Versammlung ist dies möglich - § 23 Wohnungseigentümerversammlung, Absatz 2 "Auch ohne Versammlung ist ein Beschluß gültig, wenn alle Wohnungseigentümer ihre Zustimmung zu diesem Beschluß schriftlich erklären." Die Gründe für einen Umlaufbeschluss (schriftlicher Beschluss) können dabei vielfältig sein.
- Eventuell stand bereits in der Jahresversammlung schon fest, dass eine weitere Versammlung einberufen werden muss und die Eigentümer waren einer Meinung, sich nicht extra nochmals zu treffen, sondern im Umlaufverfahren darüber abzustimmen.
- Nach einem Einbruchversuch möchte ein Eigentümer ein Gitter an einem schlecht einsehbaren Fenster anbringen lassen.
- Bei der letzten Versammlung wurde über die Anhebung der Instandhaltungsruecklage gesprochen. Die Höhe wurde von allen Eigentümern akzeptiert, aber der Verwalter hatte vergessen, darüber abstimmen zu lassen.
- Eine neue Hausordnung wurde in der letzten Eigentümerversammlung vorgelegt und besprochen. Es gab verschiedene Änderungswünsche der Eigentümer. Nicht erst im nächsten Jahr, sondern nach Vorlage der geänderten Hausordnung möchten die Eigentümer diese beschließen.
Empfehlenswert ist der Umlaufbeschluss meistens nur in kleinen, harmonischen Gemeinschaften. In großen Wohnanlage werden erfahrungsgemäß einige Eigentümer nicht oder nicht zustimmend antworten. Absichern kann sich die Hausverwaltung nur durch eine möglichst detaillierte Beschreibung des anstehenden Umlaufbeschlusses, Erfahrung sowie die Beurteilung, ob die Gemeinschaft dem benötigten Beschluss zustimmt und welcher Eigentümer eventuell dagegen sein könnte. Mit diesem sollte zuvor ein persönliches Gespräch gesucht werden. Was gehört dazu? - Der Umlaufbeschluss hat schriftlich zu erfolgen (Befragungen im Treppenhaus zählen nicht).
- Alle Eigentümer müssen in schriftlicher Form durch eigenhändige Unterzeichnung dem Beschluss zustimmen.
- Rechtswirksam ist ein schriftlicher Beschluss nur dann, wenn in der Regel der Verwaltung alle Zustimmungserklärungen zugegangen sind.
- ALLE Eigentümer müssen dem Beschluss zustimmen, dies gilt auch dann, wenn es sich eigentlich um Angelegenheiten der ordnungsgemäßen Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums handelt, für die normalerweise ein Mehrheitsbeschluss ausreicht (BayObLG, 28.10.1980, 2 Z 63/80).
- Das Ergebnis des Umlaufbeschlusses muss den Eigentümern mitgeteilt werden.
Beispiel Umlaufbeschluss: Sehr geehrter Eigentümer,
sehr geehrte Eigentümerin,
aufgrund nicht vorhersehbarer Ereignisse mussten Beträge aufgewendet werden, die im Wirtschaftsplan nicht enthalten waren (so ausführlich wie möglich mit Begründung und genauer Kostenaufstellung)
Die Eigentümer beschließen:
Für die drohende Liquiditätsenge wird eine Sonderumlage in Höhe von EUR xxxx, fällig am xx.xx.xxxx, erhoben. Der auf den einzelnen Eigentümer entfallende Betrage wird nach Miteigentumsanteilen berechnet.
Abstimmung Umlaufbeschluss
Ja, ich stimme dem Antrag zu
Nein, ich stimme dem Antrag nicht zu
Ich enthalte mich
Anbei erhalten Sie die doppelte Ausfertigung dieses Beschlusses. Bitte kreuzen Sie Ja, Nein oder Enthaltung an und reichen Sie dieses Schriftstück eigenhändig unterschrieben bis spätestens xx.xx.xxxx an die Verwaltung zurück.
Bitte beachten Sie, dass bei einer Beschlussfassung im Umlaufverfahren alle Eigentümer zustimmen müssen. Wenn Sie mit Nein stimmen oder sich enthalten oder nicht antworten, ist der Beschluss nicht zustande gekommen und die Verwaltung muss eine Versammlung einberufen.
Sie werden über den Rücklauf der letzten Antwort und das Ergebnis der Abstimmung unverzüglich informiert. Eine Mitteilung über die auf Ihre Einheit entfallenden Kosten erhalten Sie ebenfalls mit diesem Schreiben.
Mit freundlichen Grüßen
Hausverwaltung XYZ
Übrigens, auch schrifltiche Beschlüsse sind anfechtbar. Die ebenfalls einmonatige Anfechtungsfrist gemäß § 46 Abs. 1 WEG beginnt mit dem Tag des Zugangs der Mitteilung über das Beschlussergebnis durch die Verwaltung an die Eigentümer, wobei der Verwaltung die Mitteilungspflicht obliegt, und zwar durch Rundschreiben oder Aushang in der Wohnungseigentumsanlage (vgl. dazu auch Kümmel in Niedenführ/Kümmel/Vandenhouten, WEG, § 23 Rz. 56). Bei § 23 WEG handelt es sich um eine unabdingbare Vorschrift, d.h. auch in Teilungserklärungen oder Gemeinschaftsordnungen kann keine Regelungen getroffen werden, die diese Vorschrift einengt oder abändert. So wäre z.B. in der Form, dass in schriftlichen Umlaufbeschlüssen bereits eine einfache Mehrheit für das Zustandekommen einer wirksamen Beschlussfassung ausreichen soll (BayObLG, 28.10.1980, 2 Z 63/80). Zulässig sind jedoch Regelungen über die Form (Einzelzustimmungen oder Zirkularbeschluss), die Fristen oder eine mögliche Stimmrechtsvertretung bei schriftlichen Beschlüssen. |
