Nach § 21 Abs. 1 WEG werden Angelegenheiten, über die nach diesem Gesetz (gemeint ist das WEG) oder nach einer Vereinbarung der Wohnungseigentümer (gemeint ist hier die Gemeinschaftsordnung) die Wohnungseigentümer durch Beschluss entscheiden können, durch Beschlussfassung in einer Versammlung der Wohnungseigentümer geordnet.

Da der Gesetzgeber in § 21 Abs. 1 die Wohnungseigentümerversammlung zur Beschlußfassung vorgesehen hat, sind formlose Beschlüsse, die nicht in einer Versammlung nach § 23 bis § 25 WEG getroffen wurden, nichtig (z.B. Absprachen im Treppenhaus). Das gleiche gilt für Beschlüsse in einer spontan zusammengetretenen Versammlung einzelner Wohnungseigentümer. (OLG Hamm vom 20.11.1989, WE 1993, 24) Die einzige Ausnahme von diesem Grundsatz bildet der schriftliche Beschluß nach § 23 Abs. 3 WEG (der sogenannte Umlaufbeschluss), der aber einstimmig stattfinden muss.

Einberufung durch den Verwalter

Gemäß § 24 Abs. 1 WEG beruft der Verwalter mindestens einmal im Jahr eine Eigentümerversammlung ein.

Einberufung durch den Beirat oder die Eigentümer

Grundsätzlich ist allein der Verwalter für die Einberufung der Versammlung zuständig. Nur wenn ein Verwalter fehlt oder er sich pflichtwidrig weigert eine Versammlung einzuberufen, kann der Beiratsvorsitzende oder sein Vertreter die Versammlung einberufen. Fehlt ein Beirat und weigert sich der Verwalter pflichtwidrig, eine Versammlung einzuberufen, so sind die Eigentümer darauf angewiesen, gerichtliche Hilfe in Anspruch zu nehmen. Das Gericht kann in analoger Anwendung des § 37 Abs. 2 BGB (Berufung auf Verlangen einer Minderheit) einen Wohnungseigentümer zur Einberufung der Versammlung ermächtigen. Wegen der Verpflichtung zur Einberufung auf Grund eines Minderheitsverlangens von einem Viertel der Eigentümer siehe Artikel „Das Minderheitsverlangen“.

Zeitpunkt der Versammlung

Bei der Wahl der Uhrzeit ist auf die übliche Arbeitszeit an Werktagen Rücksicht zu nehmen. Die Anberaumung einer Versammlung vor 18.00 Uhr an Werktagen wird teilweise als nicht zulässig erachtet (Bärmann-Merle § 24 Rz.49).

Ort der Versammlung

Der Verwalter hat den Ort der Versammlung zu bestimmen. In aller Regel empfiehlt es sich, die Versammlung der Eigentümer am Ort der Wohnanlage abzuhalten. Er muss nicht in der politischen Gemeinde der Wohnanlage liegen (OLG Frankfurt 20.06.1984, Az.: 20 W 602/83, OLGZ 1984,333), er sollte jedoch einen räumlichen Bezug zu der Wohnanlage aufweisen. Ein Versammlungsort, der zwar für 80 % der Wohnungseigentümer gut erreichbar ist, sich aber nicht im näheren Umkreis der Wohnanlage befindet, ist nach Ansicht des OLG Köln nicht zumutbar (OLG Köln 12.09.1990, Az.:16 Wx 101/90, NJW-RR 1991, 725).

Bei der Wahl der Tagungsstätte ist zu beachten, dass die Eigentümerversammlung nicht öffentlich ist. Die gewählten Räume müssen die Nichtöffentlichkeit der Versammlung sicherstellen. Dies ist nicht der Fall, wenn die Versammlung in einer Gaststätte in einem von den übrigen Räumen nicht abgetrennten Raum abgehalten wird. Ist die Nichtöffentlichkeit der Versammlung nicht gewährleistet, sind die in der Versammlung gefassten Beschlüsse allein aus diesem Grunde anfechtbar.