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Schloß vor blauem HimmelDas passiert jedem Eigentümer oder jeder Eigentümerin: Keine Zeit für die Eigentümerversammlung, eine Vertretung muss her. Besteht keine Vertretungsklausel, kann sich jeder Eigentümer in einer Eigentümerversammlung von einer dritten Person vertreten lassen. Dabei kann die Vollmacht formlos erfolgen. Als Wohnungseigentümer müssen sie ihrer Vertretung zum Nachweis also keine schriftliche Vollmacht erteilen, eine mündlich erteilte Vollmacht ist vollkommen ausreichend (Jennißen WEG, Verlag Dr. Otto Schmidt, Köln, Seite 781). Sie ahnen schon die Schwierigkeiten, die da - gerade in einer großen und anonymen Eigentümergemeinschaft - kommen werden.

Die Hausverwaltung als Versammlungsleitung, Wohnungseigentümer und Verwaltungsbeirat haben ein Prüfungsrecht, der Hausverwalter aus Haftungsgründen sogar eine Prüfungspflicht. Wie kann die mündliche Bevollmächtigung nachgewiesen werden? Denn, kann die Vertretung keine Vertretungsvollmacht nachweisen, kann die Versammlungsleitung eine Teilnahme an der Eigentümerversammlung zurückweisen.

Letztendlich muss ein Wohnungseigentümer die Wohnungseigentümergemeinschaft doch vorab über die Vertretung Inkenntnissetzen. Das kann in kleinen Anlage ein Rundschreiben sein oder das persönliche Gespräch mit der Hausverwaltung. Alles in allem oft nicht praktikabel. Um sich Ärger zu ersparen, sollten der Vertretung deshalb immer eine Vertretungsvollmacht mitgegeben werden, auch wenn sie in der Gemeinschaftsordnung nicht gefordert wird.

In 99% der Gemeinschaften gibt es zur Vollmacht zwei Vereinbarungen

  1. Die Vollmacht ist auf einen bestimmten Personenkreis beschränkt
  2. Die Vollmacht muss in Schriftform vorgelegt werden

Beschränkung auf einen bestimmten Personenkreis

In fast allen Gemeinschaftsordnungen ist der Kreis der Vertretungsberechtigten auf einen bestimmten Personenkreis beschränkt. Üblich ist dabei eine Beschränkung auf Ehegatten, Miteigentümer oder die Mitglieder des Verwaltungsbeirates oder die Hausverwaltung. Wenn sie als Wohnungseigentümer nicht an der Eigentümerversammlung teilnehmen können oder wollen und eine Vertretungsvollmacht erteilen möchten, sollten sie deshalb einen Blick in die Gemeinschaftsordnung werfen und prüfen, welchem Personenkreis sie Vollmacht erteilen dürfen. Auch als Versammlungsleiter sollten sie die Gemeinschaftsordnung kennen, damit sie vor Beginn der Eigentümerversammlung eventuelle Vertretungsbeschränkungen kennen und wissen, welcher Personenkreis vertretungsberechtigt ist und welche Personen sie aus der Eigentümerversammlung verweisen müssen.

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Schriftliche Vorlage der Vollmacht

Bestimmt die Gemeinschaftsordnung, dass die Vertretungsvollmacht in Schriftform vorliegen muss, ist sie vor Versammlungsbeginn auch im Original vorzulegen. Nicht ausreichend ist in diesem Fall der Hinweis, dass die Vollmacht dem Versammlungsleiter bekannt ist. Dies würde das Recht, das Original der Vollmacht selbst zu überprüfen, unzulässig beeinträchtigen. Auch ein Nachreichen genügt nicht. Wird bei Verlangen das Original nicht vorgelegt, ist vom Nichtbestand auszugehen. Werden die Stimmen trotzdem gezählt, so sind bei Klage die Beschlüsse für ungültig zu erklären, falls sich die Stimmen auf das Ergebnis ausgewirkt haben (OLG München, Beschluss v. 11.12.2007, 34 Wx 091/07).

Ein von Hand geschriebenes Blatt reicht aus. Vermerkt sein sollte ihr Name, die Eigentümergemeinschaft, Tag und Ort der Versammlung, natürlich der Name des Vollmachtnehmers und die Bekundung, dass der Vollmachtnehmer sie vertreten darf und gültige Erklärungen bei den Abstimmungen in der Versammlung abgeben kann. Datum und Unterschrift nicht vergessen. Einige Hausverwaltungen legen der Einladung zur Eigentümerversammlung Blankovollmachten bei, sie sind aber nicht daran gebunden. Unsere kostenlose PDF-Vorlage, die sie direkt am Bildschirm ausfüllen können, können sie hier herunterladen.

Ausnahmen von der Beschränkung

Zur vereinbarten schriftlichen Vorlage einer Vollmacht gibt es einige Ausnahmen. Gehört eine Eigentumswohnung mehreren Personen gemeinsam - zum Beispiel Ehegatten oder Lebenspartnerschaften - reicht es aus, dass die schriftliche Vollmacht im Einverständnis mit dem anderen unterschrieben wird. Nicht erfasst sind auch gesetzliche Vertreter, zu nennen sind hier hauptsächlich die Eltern eines minderjährigen Kindes oder auch gesetzliche Betreuer.

Kann ich meiner Vertretung Weisungen erteilen?

  • In zeitlicher Hinsicht können sie ihrer Vertretung eine Generalvollmacht für jede noch kommende Eigentümerversammlung oder nur für die kommende Eigentümerversammlung erteilen.
  • In sachlicher Hinsicht können sie ihre Vertretung anweisen, frei zu jedem Beschlussgegenstand oder nur zu einen ganz bestimmten Beschlussgegenstand auf der Tagesordnung abzustimmen und sich auch an der Meinungsbildung in Form von Redebeiträgen zu beteiligen.
  • Natürlich können sie ihrer Vertretung - auch der Hausverwaltung - Weisungen erteilen, wie hinsichtlich einer Angelegenheiten abzustimmen ist (Köhler/Bassenge/Vandenhouten, Rz. 145).

Hält sich ihre Vertretung nicht an die Weisungen, sind die hierauf beruhenden Beschlüsse aufgrund des Fehlverhaltens weder anfechtbar noch nichtig (Köhler/Bassenge/Vandenhouten, Rz. 145). Werden Stimmen von ihrer Vertretung nicht oder falsch abgegeben, so können weder sie noch andere Wohnungseigentümer hieraus Rechte ableiten. In Betracht kommen jedoch eventuelle Schadensersatzansprüche des Vollmachtgebers gegenüber dem Vollmachtnehmer (Briesemeister in FS Bub, 2007, S. 18).

Sind Untervollmachten möglich?

Nun kann es sein, das der Eigentümer Herr Meier verhindert ist und er seiner Tochter Vertretungsvollmacht erteilt hat. Der Tag der Eigentümerversammlung naht und Frau Meier kann den Termin ebenfalls nicht wahrnehmen, sie erteilt ihrem Lebensgefährten Herrn Schmitz eine Untervollmacht und gibt ihm diese mit der Vollmacht des Vaters zur Eigentümerversammlung mit.

Sind Untervollmachten in der Gemeinschaftsordnung nicht erwähnt oder sind sie explizit erlaubt, kann Untervollmacht erteilt werden. Nur bei einer ausdrücklichen Verneinung in der Gemeinschaftsordnung darf keine Untervollmacht zur Eigentümerversammlung erteilt werden.

Lässt sich aus der vorliegenden Hauptvollmacht keine Untervollmacht ableiten, muss die Teilnahme des Unter-Vollmachtnehmers an der Eigentümerversammlung  verweigert werden. Sie sollten als Vollmachtgeber, wenn sie einer Untervollmacht zustimmen, dies zur Sicherheit also auf der Vertretungsvollmacht erwähnen.

Übrigens, der Unterbevollmächtigte tritt als Vertreter des Hauptvollmachtgebers auf. Es ist also sinnlos über den Umweg Unterbevollmächtigung einen Stimmrechtsausschluss in der Eigentümerversammlung zu umgehen.

 

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